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档案馆:保护档案信息资源 记录公司发展轨迹

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    贵州省公路开发有限责任公司档案馆承担着公司高速公路建设项目档案的管理工作,档案馆建于2015年,内有安普、晴兴、思遵、务正、大思、独平、平罗、仁赤、茅坛等高速公路和一级公路工程档案,档案排架长度约2700米。载体有纸质、光盘、数字档案3种方式。截至2021年底,共有纸质档案9万余卷,档案光盘3600余张,档案管理系统条目总数达4万余条。这一条条数据,生动还原了公司建设项目的发展历程。

档案馆外景

档案馆内景

档案馆在公司党委坚强领导下,根据有关规定,高度重视档案信息的开发和利用,结合自身实际,采取多项措施,进一步规范和完善了档案管理工作,在档案工作的规范化、制度化、信息化、特色化方面下功夫,狠抓归档工作的质量和效率,开拓进取,扎实工作,不断提升档案管理和服务利用水平。

狠抓重点任务 推进项目验收

始终紧盯档案整理、档案信息化建设、档案实体安全等重点中心工作不放松,不断推进档案馆的规范化、流程化建设,确保档案馆各项工作成绩突出。建馆以来完成了“务川至正安”“大兴至思南”“思南至遵义”“独山至平塘”“平塘至罗甸”“普定至安顺”“晴隆至兴义”“仁怀至赤水”“茅台至坛厂”等高速公路和一级公路建设项目档案的整理及管理,并按照既定工作目标任务,陆续通过交通运输厅建设项目档案专项竣工验收。

整齐排放的档案

加强基础建设 促进规范管理

抓好档案规范化管理是保证档案管理质量的基础,是实现档案完整化、档案检索便捷化和档案利用价值最大化的重要保障,档案馆在规范化方面着重把好“收集关”,基础材料规范化:秉承“还原项目建设历程”的高度责任感,准确完整、按时保质地收集反映出整个公路项目施工单位的竣工资料,从根本上提高档案质量,确保档案的真实性、完整性。抓好“管理关”,日常管理规范化:严格按照《中华人民共和国档案法》、T-28《建设项目档案管理规范化》等系列规定,结合自身实际,研编档案馆各项管理制度,多措并举、增强可操作性,确保档案管理实体安全及信息安全。

档案规范化管理

加快推进馆藏档案数字化管理

按照“十四五”全国档案事业发展“存量数字化、增量电子化”的要求,加强对建档单位原生电子文件的归档指导,依托软件操作、数据输录规则等各项技术规范进行明确,通过多种方式,对各建档单位进行软件操作指导,以及后续的格式转换、数据挂接等项工作的督促指导。依托数字化管理系统,在数据的管理、整合、查询、安全、保密、维护等方面都发挥现代化的信息技术优势,对馆藏档案光盘进行同步挂接数字化管理系统,实现纸质档案与电子档案双归档,为建设数字档案馆打下坚实基础。

档案库房日常巡查

不断筑牢档案实体安全防线

通过结合工作实际进行思考总结,面对竣工项目的增加,档案安全不可控的风险因素增大,给档案馆安全管控工作带来了巨大压力。通过多方面调查研究,档案馆引进了专业安全设备设施维保服务,除日常档案实体安全巡查外,每月、每季度对档案馆设备设施进行全面维护保养,确保档案馆安全设备设施始终保持在稳定运行状态,同时,高标准配置档案消防、监控等档案安全保护设施设备,有效预防了安全事故的发生,为档案实体安全保驾护航。

检查设施设备

积极探索档案服务利用渠道

档案的最终目的是供需要时使用,因此管理要从“服务”的理念出发,把根本落脚点放在提供档案利用服务基础上。档案馆针对档案利用审批流程人工填报较为繁琐的问题,档案馆在OA系统进行了档案利用审批流程模块添加设计,大力提高档案服务利用效率,同时确保了档案查(借)阅流程可追溯性。

查阅档案

年平均接待公司各部门、各中心上千卷/次档案利用查(借)阅,为公司的产权查找、工程改扩建、亮点工程申报奖项、示范路创建等提供了依据和凭证。

以知促行拓展学习范围

项目建设档案管理并不是简单的收集资料、归纳整理类的行政工作,建设项目档案是一种特殊的信息资源,不仅反映了企业的变化和发展,为项目的竣工验收、工程审计、工程创优以及达标考核等活动提供依据和凭证;还对项目投产后的生产运行、设备维护、工程改(扩建)、历史查找、产权查证等提供依据,为高效服务建设项目档案管理,档案馆工作人员除了坚持研读业务书籍外,还延伸学习工程类知识,积极参加各种培训,不断丰富建设项目工程知识,注重工程理论与建设项目档案管理实践转化运用,提高了建设项目档案管理以及档案服务利用水平。

组织学习

    建设项目档案凝聚着高速公路建设者的智慧和汗水,也丈量着企业发展的脚步,对推动企业高质量发展具有十分重要的意义。作为公司系统历史的“守护者”,档案馆将会继续在档案管理信息化运用上积极创新,加快档案管理现代化步伐,深层次开发利用档案信息资源,发挥建设项目档案的信息传递和文化沉淀功能,提高档案服务企业发展能力。
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